Usando Google Apps Business para los servicios de internet de tu idea de negocios … ¿qué hacer si se va el internet?

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De todos los sistemas de correos electrónicos gratuitos que existen personalmente yo me quedo con Gmail de Google.

Por esa versatilidad que tiene Gmail es que decidí hace algunos meses atrás implementar los servicios de Google Apps Business e integrar bajo un dominio propio los servicios de calendarios de Google y el servicio de contactos.

Google Apps Business es un servicio de Google que permite tener toda la información de tu idea de negocios en los servidores de Google bajo el sistema de Cloud Computing y te da la enorme facilidad de que por ejemplo los distintos integrantes de tu equipo de trabajo pueden intercambiar información y acceder a la misma desde cualquier sitio con conexión a internet.

Pero justo en esto último es donde más problemas se pueden suscitar por cuanto ¿qué pasa si no tengo conexión a internet? … meses atrás cuando implemente Google Apps Business justamente pasó que se me fue la señal de internet por un par de días por problemas en el cableado hacia la oficina.

El problema lo solucione con mi iPhone y activando un servicio de modem inalámbrico de mi Mac al cual estoy suscrito pero allí me dí cuenta que tener toda mi información en la «nube» podría convertirse en una pesadilla si perdía la conexión a internet dado que si bien podía solucionarlo de la manera indicada, el resto de mi equipo no tenía esas soluciones alternativas a la mano dado que son costosas.

Lo anterior me llevó a abandonar Google Apps Business y regresar a las aplicaciones de mi computadora de calendarios y archivo y mensajería. Me imaginaba además que en el mismo problema podría estar cuando me fuera de viaje y no tuviera acceso inmediato al internet como cuando uno está en el avión … podría perder horas de trabajo por no acceder a la información que estaba en internet mientras que estaba volando en el avión.

Este fin de semana, sin embargo, he insistido en la implementación de Google Apps Business por que la verdad es que las ventajas son espectaculares y comencé a buscar formas de solucionar el problema que se suscita cuando se va la señala de internet y ciertamente que le encontré solución a todo.

A continuación las soluciones que encontré para trabajar con Google Apps Business a pesar que la señal de internet se haya caído:

1. Servicio de Correo Electrónico o Email. En este caso la solución que te plantea la misma Google Apps Business es usar una aplicación llamada Gears que te permite acceder a tus últimos emails cuando la señala de internet no existe.

El problema de Gears es que no lo pude usar dado que no funcionaba en mi Mac con su sistema OS X Lion, el soporte de Gears solo alcanza al sistema OS Snow Leopard además de otros sistemas operativos como el Windows así que descartada esa solución.

Acá el tema es sencillamente configurar en cuenta de correo de mi Mac el Apple Mail una cuenta sincronizada en formato IMAP que ya venía haciendo con mis otras cuentas tradicionales de Gmail así que si tengo un problema de conexión de internet toda la información estará también en mi computadora.

2. Servicio de Calendario. El calendario de Google es para mí una de las herramientas más versátiles que existen y la que muchos aún no la utilizan en forma intensiva. Las ventajas que te da Google Apps Business para su Calendario son impresionantes dado que permite compartir información con tu equipo de trabajo y fuera de él permitiéndote incluso aceptar citas con tus clientes.

Una vez más si tenía todas mis citas en el Calendario de Google Apps ¿cómo accedía a las mismas si la señal de internet se perdía o no tenía acceso a una?.

Aquí la solución es hacer uso del link privado del Calendario que te da la misma Google bajo formato XML, HTML o ICAL. Ese link lo tienes que agregar a tu calendario de tu computadora, sea cual fuere el calendario que utilices hay la alternativa de incorporar este calendario externo.

Al incorporar este link (yo usé el formato ICAL) todas las citas que haces en Calendario de Google se sincronizan con las del calendario de tu escritorio. Aquí el único inconveniente es que las citas ya existentes en mi calendario de escritorio se duplicaron con las de Google por cuanto hice un doble respaldo cuando las importé y exporté de un sistema a otro.

3. Sistema de Contactos. El sistema de contactos de un negocio es la verdad el núcleo esencial de su fuerza.

En tu libreta de contactos están los teléfonos de los proveedores y clientes y toda la información adicional para una eficiente relación con el cliente y es el que mejor debe de estar protegido y el que mejor debe de estar desarrollado.

Tu asistente no puede tener una información de un cliente y tú tener otra sino que todos deben de tener la misma información y la misma deberá de ir creciendo de manera sincronizada y ahí es básico tener un sistema integrado de contactos y Google Apps Business ciertamente que nos da dicha solución.

Una vez más el problema era que pasaba si el internet se iba, como acceder a mi información de contactos si no tenía acceso a internet y ahí encontré dos alternativas de solución.

La primera era una tradicional que consistía en sencillamente hacer periódicamente una copia de respaldo de la información de contactos mediante las herramientas de importación y exportación que trae toda agenda de contactos y que ciertamente Google Apps Business la tiene. Así cuando no esté en internet la información estaría en mi sistema de agenda de mi computadora.

Una alternativa a esta primera alternativa consiste en tener una impresión física del sistema de contactos.

La segunda alternativa es instalar un «Add On» que viene con el sistema de correos de Mozilla Thunderbird (sí los mismos que hacen el navegador Firefox). Esta extensión se llama Google Contacts permite tener sincronizada tu libreta de contactos en forma automática. El problema es que te obliga a instalar Mozilla Thunderbird lo cual al final no es muy dramático dado que puedes hacerlo con una cuenta de email secundaria y de paso experimentar con este software de correos electrónicos que es muy eficiente también.

Espero que estas soluciones les puedan servir de guía y se animen a usar Google Apps Business que es totalmente gratis para un máximo de 10 cuentas (antes era para 50 cuentas) pero 10 cuentas es más que suficiente para un pequeño negocio y así gozar de las ventajas que las grandes corporaciones tienen.

Google Apps Business funciona con el dominio de su empresa y justo allí esta otra de sus ventajas dado que van a proyectar la imagen de su marca. Al instalar Google Apps Business el website de su empresa seguirá funcionando con el sistema que actualmente tienen, lo único que se traslada es el sistema de correos electrónicos y se agregan nuevas funcionalidades como el Calendario o la libreta de contactos para mencionar solo dos.

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