El negocio del escaneado y el archivo digital de documentos

Que duda cabe que en estos nuevos tiempos resulta crucial tener nuestros documentos totalmente digitalizados para así poder acceder a los mismos desde cualquier lugar en donde nos encontremos.

Muchos negocios trabajan intensivamente con documentos a los cuales tienen que acceder permanentemente como es el caso de todos los negocios de consultoría. Ahí se encuentran los servicios legales de abogados y los contables que necesitan acceder a los mismos de una manera rápida y segura.

El antecedente de este negocio sería el archivo físico que las empresas ya venían contratando para guardar los documentos que ya no utilizaban. Por ello es que lo ideal sería complementar el servicio de escaneado de documentos con el archivo digital y además un archivo físico de los mismos.




 

Etapas o fases de crecimiento de esta idea de negocios

El archivo físico de documentos, implica sin embargo, una mayor inversión y por ende más capital para iniciar esta idea de negocos. Te recomiendo por ello que la dividas en tres fases o etapas y vayas de menos a más. Las etapas o fases de crecimiento de este negocios serían:

1. Escaneado de documentos físicos.

Aquí el servicio sería exclusivamente el proceso de digitalizar documentos para que los archivos digitales sean entregados al cliente en un soporte digital como un USB o incluso “subidos” ya en la nube con aplicaciones tipo Dropbox o GoogleDrive.

2. Archivo digital de los documentos escaneados.

En esta segunda fase el objetivo sería administrar el suministro de los archivos digitales mediante plataformas hechas a la medida del cliente para que todo su equipo de trabajo, o incluso sus clientes puedan usar dichos documentos digitales.

3. Archivo físico de los documentos escaneados.

En esta tercera fase, ya damos un servicio completo e integral al cliente para que este se olvide totalmente de la administración y seguridad de sus documentos. Esta tercera fase es la que más inversión requiere al ser necesario contar con almacenes propios o alquilados.

Puedes ver el video sobre este artículo a continuación:

 

Aporte de valor del negocio de escaneado de documentos

El valor que ofrecería esta idea de negocio sería el de proceder a realizar el escaneado de los documentos de una manera especializada sin distraer tiempo del cliente en su “core business”. Se le daría la seguridad de contar con una especialización que le garantice una seguridad en sus documentos y en el acceso a los mismos.

Clientes potenciales

Los clientes potenciales para esta idea de negocios serían, dependiendo de cada fase de expansión del negocio, empresas de diversos tamaños con necesidad de acceder a sus documentos de una manera frecuente.

Resulta claro que la potencialidad de este negocio para captar clientes se ha visto incrementada en estos últimos meses donde todas las empresas tienen que verse en la necesidad de virtualidad todas las operaciones de su negocio.

Contamos así entre los potenciales clientes en una primera fase a:

  • Estudios de abogados o firmas legales
  • Estudios contables y de auditoría
  • Empresas de consultoría empresarial

Adviértase que en esta primera fase esos clientes potenciales van a preferir mantener bajo su control los archivos físicos tradicionales por temas de confidencialidad y tradición en su manera de desarrollar sus asesorías. Es manera tradicional será de enorme ayuda para poder ofrecer los servicios de este nuevo emprendimiento en su primera fase, es decir solo para el escaneo de documentos y no el archivo digital o el archivo físico.

La recomendación, sin embargo, será siempre ofrecer al menos el activo digital como parte del portafolio de productos a ofrecer en este negocio.

Servicio adicional de OCR Software

Un elemento esencial en este emprendimiento, será el ofrecer el servicio adicional de lo que se conoce como el OCR Software (Optical Character Recognition) que no es otra cosa que la posibilidad de convertir el texto escaneado, generalmente en formato PDF, a un archivo en formato word que pueda ser editado con facilidad por el usuario.

Este software ahora viene integrado con los equipos de escáneres más profesionales y se pueden encontrar unos muy buenos en gama media como veremos luego.

Inversión necesaria

La inversión mínima necesaria para el escaneo de documentos será:

Contar con al menos dos escáneres de gama media, uno para estar ubicado en nuestra propia empresa pero otro adicional para ser trasladado a la oficina del cliente. Este último escáner puede ser necesario en caso el cliente prefiera evitar el traslado de documentos y así sea necesario hacer el proceso de escaneado en el mismo local u oficina del cliente.

La gran ventaja de este segundo escáner situado en la oficina del cliente, es que en el precio de nuestros servicios podríamos cotizar el costo y la instalación de este escáner en forma permanente en el sitio del cliente para que el proceso de escaneo de documentos sea continuo. Se agregaría además la capacitación a los empleados del cliente en su uso y serviría como un gancho para ofrecer el servicio de digitalización permanente.

En Amazon puedes encontrar escáneres que cuenten además ya integrado el OCR Software para que así los archivos escaneados puedan ser archivos que se transformen en un formato word editable.

Te recomiendo además usar escáneres tipo cámara fotográfica como los que te recomiendo a continuación dado que así se evitará hacer uso de la tapa de cierre que rápidamente se puede desgastar en un uso intensivo del escaner. Los tipo cámara fotográfica tienen además la ventaja de poder ser usados con documentos que pueden estar en archivos o libros gruesos.



Los diferentes precios de estos escáneres de documentos obedecen a la calidad de las fotografías que producen y sobre todo a su velocidad pero la verdad son una excelente opción para un uso intensivo que es el que vas a hacer si te dedicas a este escaneo de documentos como un negocio.

Como verás los precios del escáner pueden fluctuar entre 179 Euros hasta los 499.07 Euros.

Inversión mínima para el archivo digital de los documentos escaneados

Este apartado podría ser el que más nos intimide pero en verdad es mucho más barato que el escáner y podrías implementar diversas soluciones para el archivo digital y sobre todo para su administración y para que los usuarios de tus clientes puedan acceder a los mismo.

Una versión muy barata para el archivo digital es que compres un servicio de hosting confiable e instales allí una plataforma de administración de páginas web tipo Joomla o WordPress y le vendas a tu cliente como parte de tus servicios la implementación así de un sitio dedicado de administración y archivo digital para cada cliente. Esto es posible dado que el costo de un hosting es muy barato.

Un hosting es un servicio que te permite alojar tu información en la nube para que luego puedas acceder a la misma haciendo uso de una plataforma como WordPress o Joomla que te permite incluso tener diversos niveles de seguridad y acceso a los documentos cosa que será de enorme utilidad para los usuarios de tu cliente.

Tienes que eso sí usar un servicio de hosting confiable y que soporte los requerimientos del software Joomla que no todas las empresas de hosting te ofrecen.

Para ello yo recomiendo a ojos cerrados que uses el servicio de hosting de la empresa RochenHost que tiene servidores en varias partes del mundo para que el acceso sea más veloz. Que necesitarías comprar:

1. Un dominio.

Este el nombre de tu página web, como en mi caso es HagaNegocios.com el precio de un dominio en Godaddy está el primer año en 0.99 Euros por el primer año y luego 18.99 Euros anuales. Este dominio lo puedes comprar, uno por cliente si le quieres dar a tu cliente un sitio dedicado, pero otra alternativa es que todo lo controles tu y le des solo un subdominio en tu propia página y el costo sería de cero en ese caso dado que los subdominios no cuestan.

Te recomiendo que el dominio lo compres en Godaddy dado que por seguridad es bueno que el dominio y el hosting no estén en la misma empresa. Godaddy además es una de las empresas más grandes en la venta de dominios pero su servicio de hosting la verdad no es tan versátil como el de Rochen.

2. Un servicio de hosting.

Aquí como ya te adelanté te recomiendo el servicio de Rochen, es uno de los mejores servicios de hosting que existen y su paquete básico, para un solo dominio cuesta 7.95 euros mensuales y para sitios hasta con 10 dominios 11.95 Euros mensuales.

Una de las grandes ventajas que tiene Rochen es que puedes ir comprando más servicios de hosting conforme vaya creciendo tu negocio.

Abajo te dejo un banner para que ingreses a dicho servicio de hosting de Rochen Host:

 

 

Rochen Web Hosting
 

 

3. El software de WordPress o Joomla.

Estos son totalmente gratis y en YouTube puedes encontrar muchos tutoriales de como puedes instalarlos.

Joomla es un poco más complicado que WordPress pero a su vez es uno de los más completos en la experiencia hacia tu cliente final.

Si no sabes nada de estos programas tal vez lo más conveniente seria que contrates a un experto en estos software que te dejen todo instalado con el servicio de administración de archivos aunque en verdad te recomiendo que lo aprendas porque será parte de los servicios que vas a ofrecer a tus clientes.

Y listo, no necesitas más. Como verás el costo más importante será el del escáner y evidentemente a eso deberás de añadir el costo del personal que hará el escaneado y el marketing para tu nueva idea de negocios.

La tercera etapa de expansión hacia el archivo físico ya será materia de otro artículo.

Esta es en verdad una excelente idea de negocios que te recomiendo explorar.

Opinión sobre Escaners