OmniPlan una aplicación para administrar proyectos con Gantt Chart para Mac y iPad

Si tienes una PC con Windows no cabe duda que el mejor software para administrar proyectos de negocios es Microsoft Project, el único problema es que justo por ser un excelente programa es bastante caro.

Alternativas para Microsoft Project hay varias, algunas que se manejan directamente en nuestro propio servidor o en la red. Pero qué pasa con los que usan Mac y el sistema operativo de Apple. Ahí el programa de Microsoft lamentablemente no funciona.

Acabo de descubrir por ello una excelente alternativa para los usuarios de Mac que quieran usar un programa equivalente a Microsoft Project y se trata de la aplicación OmniPlan que tiene dos versiones. Una primera que corre desde nuestro ordenador en la Mac y otro que corre desde el iPad, ambos se compran por separado y son un poco caros pero el precio en verdad vale la pena.

La aplicación para Mac cuesta U.S.$199 mientras que la de iPad cuesta U.S.$49.99 Me acabo de comprar el app de iPad y es sencillamente espectacular al permitir agregar una serie de colores y agrupar las tareas y asignarlas a diversas personas.

Miren el siguiente video tutorial que he encontrado en YouTube sobre el programa para la Mac pero que es muy similar al del iPad:

Uno de mis grandes interrogantes antes de comprarlo, era si me iba a permitir compartir la información con mi equipo y la respuesta es que sí pero en forma limitada salvo que el resto de mi equipo también tenga el programa lo cual sería carísimo.

El programa permite compartir el diagrama de Gantt mediante su exportación en versión PDF pero ello no permite que el resto de equipo pueda introducir modificaciones al proyecto lo cual es bueno si hablamos de proyectos, sin muchas tareas, centralizados como los que yo manejo. Para que el equipo le pueda meter mano al proyecto sí será necesario que ellos cuenten también con una licencia del programa en sus computadoras o iPads.

En verdad lo recomiendo como un medio de incrementar tu productividad al permitirte tener totalmente alineado a tu equipo con metas concretas. Obviamente que cuadros similares puedes construir en forma manual usando Excel pero es muy trabajoso.

Puedes comprar estos programas directamente de su website o de iTunes. Más información en la web de Omni Group.

6 consejos científicos, psicológicamente comprobados, para mejorar tu productividad y llevar adelante tus pendientes o tareas

¿Cuántas veces te has sentido agobiado por todos los pendientes que tienes? Seguro que la frase popular “no dejes para mañana las cosas que puedes hacer hoy” la has transformado en la aún más popular frase “no hagas hoy lo que puedes hacer mañana“.

Todos hemos pasado por eso y evidentemente nos hace perder eficiencia dado que no avanzamos lo que tenemos que hacer o lo que es peor ni siquiera empezamos proyectos nuevos al no saber como dar el primer paso.

Si soy un estudiante por ejemplo, tengo que estudiar para mis finales y me puedo pasar horas pensando cual curso estudio primero, o me pongo a hacer trivialidades con tal de rehuir mi obligación de estudiar o hacer un trabajo solicitado por mi profesor. Definitivamente, debemos de luchar contra esa forma de ser pero ¿cómo hacerlo?productivo

Aquí les traigo para ello 6 consejos prácticos, científicamente comprobados por estudios psicológicos, que te pueden ayudar. Aplícalos con prudencia por que muy rápidamente podrás comprobar como es que tu vida va a cambiar totalmente y sea lo que sea que hagas lo vas a hacer mucho más rápido y tu productividad se va a disparar.

Estos consejos han sido desarrollados en un interesante artículo en inglés del website PSYBlog – Understand Your Mind y han sido explicados por un psicólogo acreditado que se sustenta en diversas investigaciones. A continuación una reseña de dicho artículo de consejos que tienes que llevar adelante para comenzar a desarrollar todos los pendientes o tareas que tengas que hacer:

1. Usa tu lenguaje corporal. Tu cuerpo le da mensajes a tu cerebro, consecuentemente si necesitas poder, asume una posición de poder usando el mayor espacio que puedas. Si estás en tu trabajo, extiende los brazos hacia arriba y hacia los costados controlando tu espacio alrededor lo más que puedas. Asumir además una posición de poder que te inyectará vitalidad y energía cosa que está científicamente comprobada. Al respecto te recomiendo leer: Algunas simples posturas de tu cuerpo que pueden incrementar tu productividad y confianza en tí mismo para desarrollar negocios

2. Utiliza el contraste mental. Si tienes dudas sobre cual tarea o pendiente hacer primero, entonces analiza los pros y contras de una tarea y acto seguido contrástala con la otra, esto en un ejercicio mental muy rápido. Visualiza que pasa si acabas una tarea y no la otra cuál te pondrá en mejor situación y así tomarás la decisión de por cual comienzas. Es vital que hagas el contraste entre dos tareas para que funcione. Así podrás ordenar tu lista de pendientes.

3. Ajusta tus expectativas. Ya tienes tu cuerpo ordenado en una posición de poder y en tu mano la lista de tus pendientes también ordenada, ahora ordena tu mente y no te hagas muchas expectativas sobre lo fácil o difícil que podrá ser llevar adelante una tarea o pendiente. Trata de ser conservador para evitar que te frustres luego en el desarrollo del pendiente o proyecto. Piensa como puedes hacer que sean más fáciles pero jamás comiences a fantasear como sería finalizarlas. Los estudios psicológicos señalan que si entras a las fantasías de que ya terminaste la tarea puede ser que nunca la inicies o termines.

4. Usa distancia creativa. Así la tarea implique algo creativo o algo rutinario, toma una distancia creativa mental de las mismas. Es decir, imagínate a las mismas como si fueras un tercero ajeno a ellas, eso te ayudará a generar nuevas ideas sobre como desarrollar más eficientemente las tareas o pendientes que tienes. Un secreto para lograr esto es en pensar en la tarea o pendiente como si se encontrara geográficamente lejos de donde estás y además que se encuentra en un tiempo diferente, más hacia atrás o hacia adelante en el tiempo. Así al sacar del contexto temporal y geográfico a lo que tienes que hacer, lograrás esa distancia creativa.

5. Visualiza el proceso, jamás el resultado. Para evitar las trampas de fantasear con la tarea, jamás pienses en ella en un sentido de su resultado final ya realizado sino que en lugar de ello piensa en la tarea como un proceso que tiene un inicio y que tiene un fin, proceso que tienes que realizar para cumplirla. Al visualizar el proceso tú te verás a tí mismo haciendo la tarea y mentalmente te verás compelido o forzado a continuarla y terminarla. Pensarás así día uno empezarla, día dos continuarla, día tres terminarla para poner un ejemplo, y de esta manera te verás mentalmente haciéndola.

6. El efecto Zeigarnik. Si tienes un gran proyecto que hacer y no sabes por donde empezar, comienza con lo más fácil pero empieza para lograr el efecto Zeigarnik que consiste en que nosotros tendemos a que una vez que empezamos algo, lo queremos terminar. Así, si tienes aún dudas sobre como empezar algo, hazlo por lo más sencillo para que la rueda comience a girar y luego todo lo demás irá haciéndose en tu mente para que termines lo que empezaste.

Muy interesantes consejos que te recomiendo que los lleves a cabo, verás como te cambia la vida.

Google lanza Prizes, un website para ganar dinero haciendo tareas que piden otros, el crowdsourcing

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Google está en toda un fase de lanzamiento de nuevos productos y el último de ellos es el website Prize.

Prize es un website donde uno puede ganar dinero haciendo tareas que solicitan otras personas.

Lo que se tiene que hacer es ver cual es el requerimiento que se está haciendo y uno participa en una especie de concurso ofreciendo llevar a cabo la tarea requerida. De todos los que se ofrecen uno ganará y se llevará el premio final que pueden ser 50 dólares o 20 dólares o el premio en dinero que fue fiajado de antemano por el organizador del concurso.

Por ahora uno solo puede participar en los concursos y para hacerlo uno se puede suscribir usando su cuenta en Facebook. Lo que no se puede hacer aún es organizar concursos dado que para ello, previamente el sitio Prize te debió de haberte invitado para participar dado que aún está en fase beta de lanzamiento.

Si el sitio Prize tiene éxito puede ser una interesante forma de ganar dinero por internet que usa bastante del concepto del “crowdsourcing” que consiste en buscar que varias personas desde fuera de nuestra organización nos ayuden en alguna tarea que tengamos proyectada (puede leer Lluvia de ideas o brainstorming para encontrar la solución para una idea de negocios innovadora y rentable).

Si gusta experimentar como ganar dinero con Prize puede visitar su website haciendo click aquí en este link

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Pegby, un sistema para manejar pequeños proyectos de negocios con un sistema de tarjetas virtuales

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Cuando converso con empresarios o personas dedicadas a pequeños o medianos negocios siempre percibo que ellos tienen un sistema para administrar sus proyectos de negocios.

La mayor de las veces esos sistemas de administración de proyectos son totalmente empíricos y no usan ningún tipo de software o computadora para hacerlo.

Si el sistema les funciona, no hay problema pero creo que los emprendedores siempre deben de buscar hacer un uso intensivo de la tecnología y explorar softwares de administración de proyectos de negocios puede hacer que su vida les sea más fácil y les permita contar con más tiempo para dar el siguiente paso y crecer en su idea de negocios.

Ciertamente que existen en internet varios programas de administración de proyectos de negocios, yo he comentado varios en este blog, pero tal vez hay que comenzar con programas simples. Uno de esos programas es el de Pegby.

Pegby, está en su fase beta y por eso es gratis y tiene un sistema la verdad muy simple para administrar proyectos que consiste en utilizar tarjetas virtuales donde se van escribiendo las tareas que uno tiene que hacer, las que están en progreso y las que están terminadas. Esas tarjetas con las tareas se pueden asignar a los participantes del proyecto de negocios y así ir controlando que todo se haga a tiempo.

Miren un video de presentación de este programa:

En verdad bastante simple el sistema pero por eso justamente muy efectivo sobre todo para personas de negocios que quieren explorar este tipo de softwares y tienen proyectos pequeños o medianos de negocios. Como podrán ver además todo el programa se desarrolla bajo el sistema del Cloud Computing por lo que no hay nada que instalar en nuestra computadora.

Puedes visitar Pegby haciendo click aquí en este link

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ManageWith, una útil herramienta de administración de tareas para sacar adelante una idea de negocios

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Cuando desarrollamos una idea de negocios siempre lo vamos a hacer con un equipo de trabajo que debe de estar perfectamente coordinado para lograr cumplir las metas de nuestro plan de trabajo.

Muchas veces en estas etapas iniciales de una idea de negocios, nuestro equipo no se encontrará reunido en un solo lugar o, si lo está, tal vez algunos de los miembros de nuestro equipo pueden ser proveedores de servicios ajenos a nuestro negocio y por eso es importante monitorear que es lo que todos los miembros de nuestro equipo están haciendo y como van los avances de sus tareas.

Además, la posibilidad que todos los miembros de nuestro equipo puedan ver que es lo que el resto está haciendo y como van avanzando puede servir como un elemento importante de motivación para que todos lleven adelante las tareas que les han asignado.

Una herramienta muy útil, simple y gratis que su idea de negocios puede usar para lograr todo lo anterior es ManageWith.

ManageWith no necesita ninguna instalación en nuestra computadora u ordenador dado que se accede al mismo por internet y nos permite establecer o asignar las tareas y ver además como va el avance de las mismas. Mira algunas imágenes de la interface de este programa:

ideas de negocios

Como verá el programa no tiene grandes complicaciones sino que al final apunta a la simplicidad lo cual lo hace muy práctico. Hay una columna con la tarea asignada, su prioridad, fecha límite, estatus y progreso. Además del plan gratis hay algunos planes pagados si se desea tener más características.

Puede visitar y usar este programa en el website de ManageWith haciendo click aquí en este link

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Contratar como trabajadores a adultos mayores o profesionales retirados

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Es muy usual escuchar a personas que superan los 60 años que señalan lo difícil que les es ganar dinero. Generalmente se encuentran retiradas y con muy pocas oportunidades de trabajar.

Generalmente las empresas discriminan a dichas personas y prefieren contratar a personas más jóvenes.

Acabo de escuchar, sin embargo, un interesante podcast de Harvard Business Review donde se señalan una serie de ventajas que puede tener una idea de negocios al contratar a personas mayores que ya se encuentran retiradas y que tal vez deseen reinsertarse al mercado laboral para ganar más dinero o simplemente para no aburrirse en su jubilación.

Más allá de la ventaja evidente de la experiencia que podrían aportar dichos trabajadores a una organización empresarial, resulta que son trabajadores que han demostrado un menor nivel de ausentismo que el promedio. Pero además, resulta que son personas que ya no tienen presiones económicas o financieras como las puede tener un profesional a mitad de su carrera que está pensando por ejemplo en comprarse una casa.

La organización empresarial evidentemente deberá de prepararse para recibir a estos trabajadores que podrían bordear los 65 años y que han demostrado ser muy capaces para desarrollar practicamente todas las tareas usuales al interior de una idea de negocios.

La recomendación por ello es no discriminar a los adultos mayores, tal vez su idea de negocios se pueda beneficiar contratándolos más de lo que usted se imagina.

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HiveDesk una herramienta gratis para administrar trabajadores o empleados a distancia de proyectos de negocios

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Imaginemos que usted tiene un proyecto sobre una idea de negocios que para desarrollarla requiere de la contratación de una serie de personas que se pueden estar encargando de diversos aspectos del proyecto.

Como usted está empezando o en todo caso por ser más eficiente, contrata a su equipo de trabajo para desarrollar su proyecto desde sus casa.

Así una persona puede dedicarse a la investigación de aspecto específico, otra se puede dedicar a funciones de transcripciones y tal vez otra al diseño del nuevo logo de empresa.

A todos ellos los contrata tal vez por una tarifa horaria o tal vez por cumplimiento de ciertas metas pero como su equipo está trabajando desde cada una de sus casas en una forma remota o a distancia usted no tiene idea si efectivamente están realizando las tareas para los cuales los ha contratado.

Además puede ser que al final le digan que trabajaron 5 horas en el proyecto, le cobren por 5 horas cuando en realidad sólo trabajaron 3 horas.

ideas de negocios

¿Cómo poder entonces administrar a un equipo de trabajo que labore en forma remota o a distancia desde sus casas? ¿cómo hacer mi idea de negocios rentable evitando que me cobren más por servicios no prestados?

Acabo de encontrar una herramienta gratis que lo puede ayudar a ese propósito y que se llama HiveDesk.

HiveDesk es un software que debe de ser descargado en cada una de las computadoras del equipo de trabajo y que registrará exactamente las horas que las personas está dedicando en el desarrollo de un proyecto que previamente es configurado.

El sistema envía incluso imágenes de la pantalla de la computadora para comprobar que efectivamente la persona está trabajando en el proyecto y mediante el registro de las horas se podrá hacer un pago honesto según la tarifa horaria que se pueda haber pactado.

Mire a continuación el video de presentación de esta herramienta que aunque está en inglés las imágenes hablan por sí solas:

http://www.youtube.com/watch?v=PDhzbldKzsI

Tal vez a algunos esta herramienta les podrá parecer un poco invasiva así que será cuestión que se pongan de acuerdo con su equipo de trabajo sobre la conveniencia de su uso.

Puede visitar HiveDesk haciendo click aquí en este link

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Enseña a tus hijos a aprender las responsabilidades de las tareas de la casa con este programa gratis

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Mi papá hubiera estado feliz con este programa que he encontrado en internet.

Nosotros somos 5 hermanos y cuando éramos niños, mi papá nos repartía las tareas que siempre se tienen que hacer en la casa por un sistema de turnos rotativos para que así no nos quejemos por qué es que uno hacía esto y no lo otro o para que nadie se escapara de las responsabilidades de la casa.

La verdad es que cuando era niño ese sistema era una tortura pero ahora comprendo que además este sistema de “turnos” nos iba enseñando a ser responsables y comprender y aprender todo lo que administrar una casa significa, aprendizaje que luego me ha servido mucho en la vida.

Ahora usted puede implementar un sistema muy parecido en el website My Job Chart que le da un programa totalmente gratis para poner las tareas que se tienen que hacer en una casa y asignar responsabilidades de las mismas entre sus hijos.

El programa tiene un sistema de puntos y recompensas que los padres darán a sus hijos una vez que estos cumplan las tareas asignadas.

Mire el siguiente video de presentación que lamentablemente está en inglés pero las imágenes hablan por sí solas:

Me parece importante enseñar a los niños a asumir responsabilidades y creo que este programa es un excelente forma de lograrlo. Se podrían asignar inclusive responsabilidades en las finanzas personales de la familia para así enseñar a sus hijos a ahorrar dinero o como ganar dinero.

Pueden visitar My Job Chart haciendo click aquí en este link

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Rescue Time una aplicación gratis para mejorar tu productividad y eficiencia para ganar más dinero

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Estamos en nuestra oficina trabajando un documento muy importante y entonces se suena o se ve un aviso de que nos ha llegado un correo electrónico o email o tal vez que alguien nos está invitando a chatear.

La desconcentración que se produce es obvia dado que uno siempre tiende a mirar esos avisos e incluso a leerlos o dar respuesta generándose una especie de adicción que nos hace perder el hilo de lo que estábamos haciendo.

Una solución es evidentemente cerrar los programas que nos distraen pero uno se resiste a hacerlo.

Bueno si usted se encuentra en ese caso quiero informarles sobre la aplicación Rescue Time que tiene una versión totalmente gratis y que lo que hace es bloquear, por el tiempo que usted quiera, todos los programas que lo puedan distraer en su trabajo.

ideas de negociosUsted así se pueden mantener enfocado en ese trabajo importante al 100%.

Pero además, Rescue Time registra en forma automática qué es lo que está haciendo desde su computadora creando un calendario con las actividades que ha hecho para así poder ver su productividad y asignar esas tareas a clientes o proyectos específicos si es que así lo desea.

Eso le dará una visión de qué es lo que hace en su computadora para evaluar la eficiencia y productividad que está teniendo pero además evitará perder tiempo en estar llenando esa información que es lo que ocurre en programas similares de seguimiento de actividades.

RescueTime le permite así concentrarse en trabajar para ganar dinero y no perder tiempo en tareas administrativas de control de tiempos o distrayéndose viendo programas accesorios.

Puede visitar el website de RescueTime haciendo click aquí en este link

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Si quieres ganar más dinero reduce los tiempos de las reuniones de trabajo o coordinación

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En el desarrollo de cualquier idea de negocios siempre son necesarias las reuniones de coordinación con nuestro equipo de trabajo pero muchas veces se convierten también en un elemento que nos hace perder tiempo.

Además muchas veces no se hace un seguimiento a lo acordado en dichas reuniones y las mismas al final de cuentas se convierten en improductivas.

Algunos consejos que nos da el website The 45 Minute Meeting que paso a reseñar y comentar son los siguientes:

1. Reducir el tiempo de la reunión de 1 hora a 45 minutos. Uno generalmente dice reunión de coordinación de 3 pm a 4 pm por que sencillamente la agenda electrónica nos marca por horas pero muchas veces no es necesario 1 hora y reducir la reunión a 45 minutos será suficiente.

ideas de negocios

2. Planea la reunión con una agenda definida. Siempre ten una agenda con los temas a tratar para que así todos vayan preparados. De ser posible incluso marca las horas de cada tema a tratar.

3. Reduce la lista de las personas a asistir a la reunión y de ser posible que las personas roten. Si ienes temas de agenda algunas personas podrán estar presentes en un tema pero su presencia no será necesaria en el siguiente tema y entonces podrá dejar la reunión para seguir avanzando sus tareas habituales en beneficio de tu idea de negocios.

4. No permitas interrupciones. Se deben de apagar los teléfonos celulares o móviles, apagados los sistemas de emails y cualquier cosa de distracción. Si todos están reunidos y enfocados la reunión avanzará más rápido y será más productiva.

5. Asigna responsabilidades. De lo acordado en la reunión haz al final una especie de resumen y asigna responsables de las tareas a hacer para que así se pueden hacer un seguimiento.

Puede leer el artículo en inglés de The 45 Meeting que he comentado haciendo click aquí en este link

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