Las ventajas de las videoconferencias o conferencias telefónicas para aumentar tu productividad y que tu negocio sea más rentable

En la ciudad donde vivo y en todas las ciudades de capital a las que he viajado, existe un malestar constante … el insoportable tráfico de carros que hace que todos pierdan muchas horas movilizándose de un lugar a otro.

En la horas punta, el tráfico se puede poner imposible y tu equipo de trabajo que se moviliza por la calle puede perder muchas horas de trabajo solo en trasladarse de un lugar a otro y eso evidentemente te hace perder eficiencia y con ello la rentabilidad de tu negocio disminuye.

Resulta por ello muy importante que tengas una política agresiva para introducir al interior de tu empresa la tecnología de la video conferencia o si esta aún es muy costosa o difícil de implementar simplemente hacer un uso más intensivo de las conferencias telefónicas. Tanto tus trabajadores como tus clientes y proveedores se deberán de acostumbrar a sostener reuniones vía telefónica o vía internet usando programas gratuitos como Skype pero en muy poco tiempo todos estarán agradeciendo las ventajas de sostener estar reuniones virtuales por el ahorro de tiempo que ello conlleva.

Siempre las reuniones personales de negocios serán importantes pero deberás de tratar que éstas sean excepcionales para dejar para las reuniones virtuales las coordinaciones del día a día.

A continuación algunos consejos para que estas reuniones virtuales se lleven con éxito:

1. Usar una tecnología común para llevar a cabo reuniones virtuales. Resulta casi imposible pedir que tus clientes o proveedores tengan un equipo de video conferencia que puede llegar a costar miles de dólares por lo que esa tecnología usala solo al interior de tu propia empresa para comunicarse entre los diversos departamentos de la misma. Lo usual es que uses una tecnología barata y que sea de fácil uso y ahí la mejor opción es usar la línea telefónica para una conferencia telefónica y mejor aún si usas Skype.

Yo personalmente lo que hago es usar Skype y evito el uso de la cámara para evitar una congestión en el ancho de banda de internet. Vía Skype he podido desarrollar conferencias con conexiones en simultáneo de 3 países diferentes, e incluso una vez lo hice usando la aplicación Skype desde mi iPhone.

2. Vocaliza todas tus ideas. Como es inusual usar video, al final la conferencia virtual se realizará solo por medio de la voz y es por eso esencial que vocalices todas tus ideas dado que nadie podrá ver tu lenguaje corporal. En una reunión virtual de negocios, expresar tu negación a una idea volteando la cabeza de una lado a otro, no será suficiente dado que nadie te estará mirando, si quieres que el grupo sepa que no te gusta una idea deberás de necesariamente decirlo.

3. Existencia de un moderador de la reunión virtual. Es muy importante que al inicio de la reunión virtual se establezca quien va a ser el moderador de la misma para que la reunión fluya adecuadamente. Este moderador deberá de estar permanentemente pidiendo las opiniones de los participantes de la conferencia vía Skype o por teléfono dado que lo que usualmente ocurre es que los participantes, al no verse entre sí, no pueden apreciar cuando es que les toca intervenir y evitan hacerlo para que no se vea su conducta como grosera. Ocurre también que no todos los participantes están acostumbrados a esta tecnología y muchos incoscientemente creen que con su lenguaje corporal está transmitiendo sus ideas sin percatarse que nadie los puede ver.

La figura del moderador es por eso esencial para dar y pedir que las personas expresen sus ideas actuando activamente sobre todo cuando recién las personas se están acostumbrando a esta nueva tecnología.

4. Sigue los consejos usuales para las reuniones presenciales. Ya he escrito antes varios artículos relacionados a consejos para que una reunión de trabajo presencial sea eficiente, consejos como el de tener una agenda previa preparada para la reunión entre otros. Aprecia cual de ellos son aplicables a las reuniones virtuales y eso harán muy productivo tu tiempo y el de los participantes de dichas reuniones.

Ciertamente que cuesta el acostumbrarse a tener reuniones virtuales pero luego de unas cuantas estarás pensando por que no las usaste antes, sobre todo cuando te encuentres atrapado en el tráfico caótico de tu ciudad camino a una reunión presencial.

 

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Comments

  1. Las videoconferencias son muy necesarias en el mundo de los negocios porque ayudan a los emprendedores a mejorar la comunicación y el servicio a sus clientes. Obviamente Skype es una de las mejores opciones además de que ya está siendo actualizada para el sectro móvil.

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