Cómo escribir cartas comerciales o de negocios para decir cualquier cosa

En los negocios es una necesidad escribir cartas comerciales o de negocios.

Se le tiene que enviar una carta a un proveedor solicitando propuestas, al banco solicitando un mayor plazo para pagar una deuda o para refinanciar una deuda, a nuestros clientes ofreciéndole nuevos productos.

Las cartas comerciales o de negocios son distintas a una carta para un amigo o tal vez a una carta de amor e incluso a un correo electrónico. Las cartas comerciales son más directas y por eso son más simples de redactar si usted mantiene las siguientes pautas:

La estructura debe de ser de al menos 3 párrafos y tal vez no sobrepasar los 4 párrafos.

- En el primer párrafo usted debe decir claramente que quiere. Ejemplos:

• Carta a un cliente: “Por la presente solicito se sirva tomar atención sobre nuestro nuevo catálogo de productos especialmente diseñado para usted”
• Carta a un banco: “Por la presente les solicitamos se sirva aumentar nuestra línea de sobregiro de 100 a 200 en nuestras cuentas Numeros XXXXX e YYYYYYY”
• Carta a un proveedor: “Por la presente les solicitamos que sus productos sean entregados a nuestra empresa en el horario de 4 a 5 de la tarde de lunes a viernes”.

- En el segundo párrafo se debe de dar una explicación de por qué se formula esa solicitud o de la razón por la cual me deben de conceder lo que pido. Si existen varias razones este párrafo en lugar de ser solo uno pueden ser dos o más aunque lo óptimo es no ampliarse mucho en las cartas comerciales. Ejemplos

• Carta a un cliente: “Como usted conoce nuestra empresa siempre está en constante renovación y este nuevo catálogo ha sido realizado pensando en usted y como podrá apreciar los precios de nuestros productos son muy competitivos.”
• Carta a un banco: “Nuestra empresa siempre ha mantenido un record crediticio adecuado como su banco lo puede comprobar y esta solicitud de sobregiro es temporal a fin de atender una necesidad coyuntural de capital de trabajo debido a las mayores ventas que venimos teniendo en esta temporada.”
• Carta a un proveedor: “Este cambio de horario está pensado en usted dado que de esa manera va a existir personal especializado para poder atender el recibo de sus pedidos y se pierda menos tiempo en el proceso de descarga de productos”

- En el tercer párrafo debe ser el cierre y un llamado de acción sobre lo que queremos o una puerta abierta para hacer el seguimiento de los que se solicita. Ejemplos:

• Carta a un cliente: “Lo esperamos en nuestra tienda ubicada en …… y también puede hacer sus pedidos en nuestro website www.—-.com para atenderlo con la dedicación que usted se merece.”
• Carta a un banco: “Estamos seguros que nos concederán el sobregiro solicitado y en los próximos días estaremos en contacto con nuestra sectorista para hacer el seguimiento de esta carta y proporconar cualquier documentación que pudieran requerir”.
• Carta a un proveedor: “Si hubiera cualquier inconveniente en el cambio de horario que le estamos comunicando le agradeceríamos se comunique con nuestro gerente de logística, el señor Perico de los Palotes al teléfono 555-5555″.

Esperamos que estos ejemplos y consejos sean de ayuda. Si tuviera alguna carta que quiera que le de un vistazo o si quiere que prepare algún modelo de carta especial o modelos de cartas de negocios o comerciales por favor escriba un comentario en ese sentido.

Tabién puede usar el forum de Comunidad Haga Negocios.

La foto de Mateusz Stachowski.

 

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